Vad du bygger
En svarsrobot som klarar de tråkiga frågorna själv och lämnar över de känsliga till dig.
Innan du börjar
- De trettio senaste kundmejlen. Verkligheten, inte gissningar.
- Tillgång till Claude.
- Dina villkor, fraktinfo och returrutin nedskrivna — boten kan bara det du gett den.
Steg för steg
1. Räkna på vad du faktiskt får
Sortera de trettio mejlen i högar. "Var är mitt paket", "vilken storlek", "hur sköter jag den", "jag vill returnera". Nästan alltid står fyra frågor för de flesta mejlen. Det är dem boten ska ta, inget annat.
2. Bygg kunskapskällan först
Samla produktdata, frakttider, villkor och de vanligaste svaren i ett enda dokument. Kvaliteten på det dokumentet är kvaliteten på boten. Ett halvfärdigt dokument ger en bot som hittar på.
3. Skriv instruktionen med tydliga gränser
Boten ska svara kort, på svenska, i din ton, bara utifrån dokumentet — och säga "jag kopplar dig vidare" när frågan handlar om pengar, reklamation, personuppgifter eller något den inte har täckning för. Skriv gränserna som regler, inte som önskemål.
4. Koppla in orderdata bara om du behöver det
"Var är mitt paket" kräver ordersök, och därmed att kunden identifierar sig. Kan du inte lösa identifieringen på ett vettigt sätt: låt boten hänvisa till spårningsmejlet i stället. Det är sämre service och bättre integritet.
5. Testa med de värsta mejlen
Ta arga, otydliga och trekvarts felstavade meddelanden ur högen och kör dem mot boten. Ett svar som är artigt men fel är farligare än inget svar alls.
6. Sätt en synlig väg till en människa
En knapp, en mejladress, en rad i varje svar. Kunden ska aldrig känna sig fångad i en loop — det är den enda anledningen folk verkligen hatar chattbotar.
Byggloftets tips
- Låt boten svara på svenska även när frågan är på engelska, om du bara säljer i Norden. Det håller tonen samlad.
- Läs igenom en veckas botsvar varje fredag i början. Du hittar luckor i dokumentet, inte i modellen.
- Skriv aldrig prisuppgifter i instruktionen — hämta dem från produktdata, annars blir de gamla.
Vanliga fel
- Du släpper boten på reklamationer: de kräver omdöme och kostar förtroende.
- Du ger den hela sajten som underlag: ju bredare källa, desto vagare svar.
- Du döljer vägen till en människa: kunden går då till recensionerna i stället.
Du är klar när…
Boten svarar rätt på dina fyra vanligaste frågor, säger ifrån när den inte vet, och varje svar har en väg vidare till dig.
