Vad du bygger
En koppling som gör om varje order till ett verifikat utan att du rör den.
Innan du börjar
- Ett bokföringsprogram: Fortnox, Bokio eller Visma eEkonomi om du är större.
- Manuell bokföring av minst en order bakom dig, från kursen innan.
- Kontakt med din redovisningskonsult om du har en. Kontoplanen är dennes bord.
Vi kan få ersättning om du blir kund hos något av bokföringsprogrammen via våra länkar. Välj ändå det din redovisningskonsult kan — ett program du får hjälp med slår ett program vi gillar.
Steg för steg
1. Bestäm vad som ska bokföras — och när
Två skolor: bokför varje order när den läggs, eller bokför sammanställningen från betalleverantören när pengarna landar. För de flesta småbutiker är det andra rimligare, för det är då pengarna faktiskt finns och avgifterna är kända.
2. Kontrollera vilka integrationer ditt program har
Titta i ditt bokföringsprograms egen lista över integrationer och i Shopifys appbutik. Utbudet ändras, så lita på leverantörens aktuella lista snarare än på en guide från förra året.
3. Fånga de tre delarna i varje order
Försäljningsbeloppet, momsen och betalleverantörens avgift. Missar du avgiften stämmer aldrig banksaldot mot bokföringen, och det är exakt det felet som tar en hel kväll att hitta i februari.
4. Bygg bryggan i Zapier eller Make om ingen färdig koppling finns
Order in, verifikat ut. Vi bygger receptet i detalj i nästa kurs — här räcker det att du vet att alternativet finns när ingen färdig app passar.
5. Stäm av en vecka manuellt
Låt kopplingen gå en vecka och jämför sedan rad för rad mot butikens rapport och kontoutdraget. Hittar du en avvikelse är det nu du vill hitta den, inte vid bokslutet.
6. Skriv ner rutinen på fem rader
Vad som körs automatiskt, vad du gör själv varje månad, och vem som gör det när du är sjuk. Den lappen är värd mer än kopplingen.
Byggloftets tips
- Separat företagskonto från dag ett. Blandade konton är den dyraste tidstjuven som finns.
- Spara Shopifys utbetalningsrapporter månadsvis — de är underlaget när något inte stämmer.
- Säljer du till andra EU-länder: ta upp momsreglerna med din konsult innan volymen växer, inte efter.
Vanliga fel
- Du bokför bruttobeloppet och glömmer avgiften: saldot stämmer aldrig.
- Du litar blint på automatiken första månaden: stäm av innan du slutar titta.
- Du sparar kvitton i mejlen: de ska ligga där bokföringen ligger.
Du är klar när…
En vecka av ordrar har blivit verifikat automatiskt och du har stämt av dem mot kontoutdraget utan differens.
